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| ¿Qué aportan los cuadros de mando? | |
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El cuadro de mando es un concepto muy de moda entre los directivos de este país pues está considerado como uno de los modelos más importantes de planificación y gestión. Para ver qué pueden aportar los cuadros de mando en las compañías primero deberíamos definir qúe se entiende por Cuadro de Mando. Éste se podría definir de forma genérica como un conjunto de indicadores capaces de suministrar información a la dirección de la empresa sobre el cumplimiento de los objetivos. La dificultad, y el éxito, de los cuadros de mando radican fundamentalmente en la traducción de la estrategia de cada compañía en un conjunto de objetivos relacionados entre sí. Estos a su vez, tienen que ser medidos por una serie de indicadores y materializados en unos determinados planes de acción que permitan llevar a cabo la estrategia y alinear las diversas actuaciones que se producen en cada compañía. Pero la finalidad de los cuadros de mando también consiste en distribuir información sobre la estrategia y su materialización a todos los niveles de la empresa. Existen otros sistemas cuya finalidad se aproxima mucho a la del cuadro de mando pero la gran ventaja que tiene este último es que trabaja con información de carácter cuantitativo y cualitativo. Esto es de gran importancia y le confiere al cuadro de mando un valor como herramienta para la empresa que otras herramientas no tienen, pues garantiza un equilibrio en el modelo al no centrarse exclusivamente en la rentabilidad a corto plazo basada en indicadores financieros (cuantitativos), sino que incluye indicadores no financieros que le confieren una visión a largo plazo. Además los cuadros de mando deben sintetizar información sobre los siguientes aspectos: • Sobre el entorno y los competidores. • Sobre los costes y su comportamiento. • Sobre los presupuestos y su evolución. • Sobre la rentabilidad de diferentes objetivos, tales como los productos, las divisiones de productos, los clientes, los mercados, las zonas geográficas, los segmentos, etc. • Sobre los procesos y su evolución. • Sobre el control operativo de la empresa. Las interrelaciones de la información de los cuadros de mando con otros instrumentos de planificación y control de gestión son evidentes. Los objetivos han de provenir de la planificación estratégica, que en su vertiente más operativa se traducen en la materialización de los presupuestos. La otra gran fuente de información provendrá de la contabilidad, tanto financiera como analítica. De esto se deduce que la calidad de los cuadros de mando dependerá en gran medida de la calidad de los objetivos establecidos derivados de la planificaión, y de la calidad de los datos obtenidos, derivados de la información contable. Una vez familiarizados con los diferentes matices que nos permiten tener una idea de qué es un cuadro de mando, nos deberíamos preguntar si dicho modelo de gestión es útil para nuestra compañía. No nos podemos olvidar que la implantación de un modelo como este va a suponer tiempo y recursos, por ello el cambio depende de nuestro grado de satisfacción con el modelo de gestión existente en nuestras compañías y con la comprensión de la estratégia por parte de la organización. ¿Cómo escoger una solución de cuadros de mando? Atendiendo a la definición anterior, podríamos asegurar que el modelo tendría fundamentos distintos en cada compañía, pues dependerían de infinidad de factores tanto internos como externos. Aún dándose diferentes fundamentos, podemos destacar los que se consideran básicos y comunes a todos los modelos que se deben de abordar independientemente de la tecnología que se aplique. Dichos elementos son claves para elaborar el esquema a seguir en la implantación de una solución que permita gestionar toda la información relevante para la creación de un cuadro de mando, se podrían resumir en los siguientes: • Definición de la misión, visión y valores de la organización. • Síntesis de objetivos y visualización de los mismos mediante mapas estratégicos. • Diferenciación ante el mercado. • Elaboración de indicadores para medir el cumplimiento de los objetivos. • Creación de planes para la consecución de los objetivos. • Asignación de responsables para hacer cumplir las diferentes iniciativas creadas. • Evaluación correcta del modelo propuesto. Por otro lado, es cierto que ni en el mismo sector puede hablarse de modelos exactamente iguales, pues la estructura dependerá de la utilidad que cada compañía quiera sacarle al modelo. Tampoco podemos olvidarnos que cada empresa parte de un sistema de planificación existente, de una estructura organizativa concreta, de un determinado estilo de liderazgo y cultura. La implantación de un sistema como el cuadro de mando supone un cambio en la organización y es fundamental para minimizar el rechazo de los componentes que la integran, el aprovechar aquellas cosas que estén hechas y sean satisfactorias procurando que no se solapen las nuevas iniciativas con procesos ya elaborados. Otro factor clave que determina la composición de los cuadros de mando, se encuentra en los problemas a los que se enfrenta cada compañía. Aunque la argumentación anterior nos puede llevar a la conclusión de que no existe un modelo de cuadro de mando, se puede decir de forma genérica que la estructura del cuadro de mando debe seguir un criterio piramidal de información, teniendo en cuenta sus diferentes usuarios. A modo de ilustración podríamos establecer dos formas de presentar la información:
Siguiendo con la clasificación anterior podríamos decir que la harramienta para elaborar los diferentes cuadros de mando que necesita una organización debe ser ante todo flexible pues tiene que ser capaz de abordar diferentes perspectivas en base a los usuarios a los que se dirija, y sobre todo adecuarse a las necesidades de cada organización. En cuanto a la presentación de la información, si tomamos como ejemplo los dos modelos anteriores, en el primero de ellos (destinado a la alta dirección) es fundamental que la información se muestre en su mayoría de forma gráfica, mientras que en el segundo modelo (operativo) se suele apostar más por una presentación mixta (graficos y datos). Sin olvidarnos del objetivo básico para analizar la información, disponer de ella de forma sintética y agregada. Consideraciones a tener en cuenta Para diseñar un cuadro de mando, sea del tipo que sea, debemos identificar de las necesidades de información, sobre la base de los factores clave derivados del entorno y de la estrategia elegida por nuestra compañía para competir. La claridad con la que las empresas sean capaces de definir y establecer sus estrategias es una de las claves fundamentales para una correcta definición y un correcto diseño del cuadro de mando y de sus indicadores. Una vez cofigurados los factores clave, el establecimiento de los objetivos será el elemento fundamental del diseño. Estos objetivos los determinarán en función de aquellas áreas y actividades clave necesarias de ser estudiadas y medidas. Los objetivos serán cuantificados mediante los indicadores, que determinarán la consecución, el desarrollo y las mejoras que se van produciendo en cada una de ellas. Como el ciclo no se cierra, esta información de las actividades a través de los indicadores va determinando la consecución de los objetivos y su realimentación futura. A partir de este punto, el diseño del cuadro de mando se centra en la identificación concreta de los emisores y usuarios de la información. La participación de los usuarios es un factor esencial para el buen funcionamiento y posterior utilización del cuadro de mando como herramiento de información y gestión. Combinando la participación de los emisores de información y los usuarios de la misma se elegirá la tecnología adecuada para gestionar la información. Este es un punto importante pues la tecnología aplicada va a ser responsable de una parte del éxito del diseño del sistema de información. Aspectos a tener en cuenta suelen ser el manejo de la herramienta (cuanto más sencilla mejor) y el coste. Por último, es necesario especificar las características de la propia información en aspectos tales como los siguientes: • Orientación de la información (hacia la gestión interna, externa, el control, la planificación, etc.). • Diseño y establecimiento de los indicadores clave. • Soporte que va a darse a la información (papel, consulta en pantalla, etc.). • Forma en que la información va a ser presentada (numérica, gráfica, mixta, etc.). • Frecuencia de la información (cuadro de mando diario, semanal, quincenal, mensual, etc.). • Horizonte de la información (alcance de la información en el corto, medio y largo plazo). Normalmente, este punto va en consonancia con el plazo de los distintos objetivos. Este conjunto de características determinará la utilidad y el uso continuado del cuadro de mando como herramienta de gestión. Todas las mencionadas son importantes; sin embargo, el soporte, la forma y la frecuencia de la información son elementos básicos al identificar o establecer la utilidad del sistema para la toma de decisiones. Adjunto se incluye un gráfico que nos muestra los diferentes pasos descritos para diseñar un cuadro de mando:
Una vez que tenemos el modelo conviene destacar una serie de puntos sobre los que se debe establecer cierta reflexión a la hora de acometer un proyecto de Cuadro de Mando. Todo lo que hemos escrito anteriormente tiene como finalidad establecer una guía de elaboración, no un modelo cerrado que se debe seguir al pie de la letra. No nos debemos olvidar como hemos dicho anteriormente que las organizaciones son extremadamente complejas y tienen historias diferentes, por ello no todas necesitan lo mismo. Se trata de que el cuadro de mando se ajuste a cada organización y no al revés. Tenemos que analizar nuestra empresa diagnosticando las necesidades de la organización, sus problemas y sus oportunidades de mejora; concretando qué es más urgente y cuando es adecuado actuar sobre cada problema, es decir establecer prioridades. Una vez establecida la estrategia a seguir, es fundamental transmitir dicha estrategia a toda la organización. Para realizar esto, se deben establecer canales de comunicación tanto horizontales como verticales. Dichos canales van a facilitar que la organización disponga de la información necesaria para llevar a cabo su trabajo, y también favorecen el seguimiento de los resultados. A la hora de elegir la herramienta que gestionará la información debemos procurar no sobredimensionarnos tecnológicamente, pues además de costoso puede crear reticencias en el uso por parte de los usuarios. Debemos de evitar caer en la tentación de elaborar un modelo excesivamente complejo, esta es una tendencia generalizada en los procesos de gestión, ni con excesivos indicadores. También es fundamental para el éxito del proyecto establecer hitos cortos que arrojen un resultado visible para la organización. Hay que ser realista, la elaboración de un modelo que nos ayude a implantar la estrategia en nuestra organización lleva tiempo y su éxito también depende de la estimación que se establezca de los diferentes plazos. Ser demasiado optimista en los mismos puede llevar a la frustración por incumplimiento. Los procesos de elaboración del modelo deben cuidarse pues son igual de importantes que el propio modelo, ya que la participación de la organización en estos conlleva una mayor motivación y afinidad con la estrategia de la compañía. Mejora de resultados Es evidente que la implantación de los cuadros de mando mejora los resultados de la organización, si bien dicha mejora no se produce en el corto plazo ya que el objetivo como hemos visto a lo largo de este artículo tiene un componente importante en el largo plazo. Si el modelo se implanta de una forma exitosa, los cuadros de mando constituirán el núcleo fundamental de la información que maneje la dirección de la empresa. Su estudio, seguimiento y análisis deben ser objeto del máximo rigor y respeto por parte de la dirección, pues si están bien diseñados se acabarán conviertiendo en una herramienta crítica y operativa del seguimiento de la gestión. Los beneficios que proporciona un cuadro de mando no derivan únicamente de la existencia de un conjunto de elementos coherentes para el mejor entendimiento y comunicación de la estrategia. El proceso de diseño de esos elementos, y su posterior evaluación son de gran provecho pues ayudan, involucrando en los objetivos y metas de la compañía, a gran parte de la oraganización. |
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